Productividad con el complemento para Outlook: correos y citas
Conseguir una mayor productividad con el complemento para Outlook que incluye iusUp a la hora de gestionar correos y citas es muy sencillo. Muy especialmente, con las funcionalidades que se le han ido incorporando en las últimas actualizaciones de nuestro software integral para abogados. En este post vamos a presentártelas.
Sabemos muy bien que el correo electrónico es una herramienta del todo fundamental en cualquier despacho de abogados. Redactar correos para clientes o consultar los recibidos, en muchas ocasiones para incorporar los mensajes y adjuntos como documentación relacionada con un Expediente, son rutinas a las que se les dedica una nada desdeñable parte de la jornada laboral de cada profesional. Por este motivo, hemos buscado la manera de lograr que algunas de estas tareas puedan hacerse de manera más rápida y sencilla. Así, los profesionales pueden lograr el mismo efecto dedicándoles menos tiempo. Y, de esta forma, lograr una mayor productividad de su trabajo.
Las novedades que hemos introducido en la gestión de Outlook con iusUp incluyen la asignación de un correo a un Expediente desde la ventana de nuevo mensaje, la asignación de múltiples correos a un mismo Expediente y la gestión de citas desde el complemento para Outlook. En las próximas líneas vamos a explicarte cada una de ellas y te presentaremos también sus correspondientes ejemplos prácticos. Nuestro objetivo es que todas te ayuden a conseguir una mayor eficiencia, para que puedas dedicarle más tiempo a aquellas tareas que consideres realmente más prioritarias.
Asignación de un correo a un Expediente desde la ventana de nuevo mensaje en Outlook
La asignación de un correo a un Expediente desde la ventana de nuevo mensaje es una de las novedades que hemos introducido y que nos permite tener más productividad con el complemento para Outlook. Podemos relacionar el correo electrónico con el Expediente que consideremos oportuno a la hora de redactar un nuevo mensaje, responderlo o reenviarlo. En todos los casos, la actividad quedará pendiente de ser convenientemente creada hasta que se haga efectivo el envío del correo.
Esta funcionalidad nos ofrece fundamentalmente dos ventajas. En primer lugar, nos permite ahorrar tiempo, dado que no será necesario volver a asignar la actividad de correo al Expediente una vez haya sido completada. Y, en segundo lugar, al relacionarlo, obtenemos la información correspondiente tanto del cliente como del contacto encargado del Expediente. Así, si queremos usar su dirección de correo electrónico en el apartado «Para» ya podremos contar directamente con ella. Veamos cómo funciona planteando un ejemplo práctico.
Al activar el complemento para Outlook desde la ventana de nuevo mensaje, en primer lugar, tendremos que elegir con qué Expediente en concreto queremos relacionar el correo que estamos redactando por medio de un menú desplegable. Así puedes verlo en la siguiente imagen.
Una vez seleccionado el Expediente, tendremos que especificar acto seguido el Tipo de actividad profesional que estamos llevando a cabo. Para ello, como en el caso anterior, podemos elegirlo a través de un menú desplegable, tal y como puedes ver bajo estas mismas líneas.
A continuación, en cuanto ya hayamos especificado tanto el Expediente como el Tipo de actividad profesional, tendremos que especificar el tiempo que le hemos dedicado. Y, además, indicar si queremos que se incluyan o no tanto los posibles adjuntos como el contenido del correo original. Dos opciones que, en este caso, están activadas en el sistema por defecto. Así puedes verlo tanto en la imagen que te mostramos a continuación como en las que te hemos mostrado anteriormente. Una vez establecidas nuestras selecciones, finalmente, tendremos que hacer clic en el botón «Guardar y enviar». El sistema, antes de proceder al envío del mensaje y a relacionarlo con el Expediente seleccionado, además, nos pedirá que confirmemos la acción.
Bajo estas líneas puedes ver un breve vídeo explicativo.
Asignación de múltiples correos a un Expediente con el complemento para Outlook
Además de a través de la asignación de un correo a un Expediente desde la ventana nuevo mensaje, también puedes conseguir una mayor productividad con el complemento para Outlook por medio de la asignación masiva de correos recibidos a un Expediente. Una opción que, en este caso, nos permite ahorrar una cantidad de tiempo considerable. En comparación, sobre todo, con la que tendríamos que invertir si nos viéramos obligados a hacerlo de uno en uno. Un ejemplo práctico, de nuevo, es la mejor manera de mostrar su utilidad.
Para aprovechar la asignación de múltiples correos a un Expediente desde Outlook, en primer lugar, debemos seleccionar los correos que queremos asignar. Una acción que podemos acotar, por ejemplo, filtrando previamente los mensajes que se encuentren en seguimiento. Así puedes verlo en la imagen que te mostramos a continuación.
Seguidamente, en el caso de que no esté aún activado, abriremos el complemento para Outlook de iusUp, tal y como te mostramos en la imagen que se encuentra bajo estas líneas.
Finalmente, como en sucede en la asignación de un único correo, tendremos que seleccionar el Expediente con el que vamos a vincular los correos, establecer el Tipo de actividad profesional y marcar el tiempo que le hemos dedicado a la tarea. Además, también podremos elegir si queremos que se incluyan o no tanto los adjuntos como el contenido de los correos en formato EML. En cuanto hayamos completado todas estas acciones, podremos hacer clic en el botón «Guardar» para que el sistema lleve a cabo las tareas encomendadas. En cuanto termine de procesarlas, nos informará de que se han realizado correctamente.
Bajo estas líneas puedes ver un breve vídeo explicativo acerca de esta funcionalidad.
Gestión de citas desde el complemento para Outlook
Tal y como ocurre con los correos, el complemento para Outlook de iusUp nos permite asociar citas como tareas. Veamos cómo funciona por medio de un nuevo ejemplo práctico. En primer lugar, en este caso, tenemos que crear un nuevo evento dentro del propio Outlook. Y, una vez hecho esto, otorgarle un título e ir cumplimentando los datos que nos pide el sistema.
Entre estos datos, cómo no, se encuentran tanto las fechas como las horas determinadas de inicio y fin de la cita. Y, también, la posibilidad de introducir una descripción del evento.
En cuanto hayamos terminado de cumplimentar los datos correspondientes, debemos proceder a abrir el complemento para Outlook de iusUp. Y, una vez allí, deberemos elegir el Expediente con el que queremos vincular la tarea y establecer el Tipo de actividad profesional. Para terminar, tendremos que pulsar en el botón «Guardar» para que el sistema proceda a salvar la tarea. En cuanto termine de realizar esta acción, el complemento nos informará de que la actividad ha sido debidamente registrada.
Bajo estas mismas líneas puedes ver también un breve vídeo explicativo de esta funcionalidad.
¿Quieres más información? Ponte en contacto con nosotros o pídenos una demo
A lo largo de los últimos párrafos te hemos explicado cómo puedes conseguir una mayor productividad con el complemento para Outlook de iusUp. Esta, no obstante, es sólo una de las múltiples ventajas que puedes obtener con nuestro software integral para la gestión de despachos de abogados. Además de funcionalidades diseñadas para simplificar la gestión de Documentos, Clientes y Expedientes, nuestra solución te ofrece también un complemento para Office. Con él, podrás aprovechar toda la potencia que te ofrece iusUp sin tener que salir de Word, Excel o PowerPoint, las aplicaciones ofimáticas más populares de Microsoft 365. Y, además, gracias al hecho de estar basada en tecnologías Microsoft, se integra de manera completamente nativa en Teams e incluye todas las características de seguridad, confidencialidad y movilidad que ofrece la tecnología Cloud.
Si tienes alguna duda o pregunta que plantearnos, ponte en contacto con nosotros. Estaremos encantados de darte todas las respuestas que necesites. Sin compromiso. O, si lo prefieres, también puedes pedirnos una demo personalizada. Así podrás comprobar, por ti mismo, hasta qué punto puedes mejorar la gestión de tu día a día con nuestro software integral para el sector legal. No esperes más, atrévete a dar el gran salto y aprovecha todo lo que la transformación digital puede hacer para modernizar tu despacho de abogados.
