Guardar mails como actividades con el complemento para Outlook
La posibilidad de guardar mails como actividades es una de las múltiples ventajas que te ofrece el complemento de iusUp para Outlook. De esta manera, puedes asegurarte de su conservación, incluso en el caso de que los borres de tu bandeja de entrada. Y con el mismo aspecto y los adjuntos que tenían al recibirse.
El complemento de iusUp para Outlook te permite aprovechar toda la potencia de nuestro software para abogados sin salir de este gestor de correo. Así, puedes seguir trabajando con normalidad, sin perder el foco de lo que estés haciendo ni tener que cambiar entre diferentes aplicaciones. La posibilidad de guardar los mails recibidos como actividades cumple en este caso una doble función. Por un lado, tal y como ya hemos comentado, permite guardar los mensajes y sus adjuntos para que puedas asegurarte de su conservación. Aunque se eliminen de este gestor de correo electrónico, por accidente o de forma deliberada, seguirás teniéndolos a tu disposición. El formato EML, además, permite que presenten exactamente el mismo aspecto que tenían en el momento de ser recibidos.
Por otro lado, el complemento de iusUp para Outlook hace más que conservar los correos entrantes y sus adjuntos. En este caso, también genera las actividades correspondientes en nuestro software para abogados. De esta manera, también te resultará mucho más fácil tanto incorporarlas a su correspondiente Expediente como llevar a cabo su adecuada imputación. Nuestro complemento, además, no funciona únicamente para buzones de correo individuales: también puede manejar los buzones compartidos del despacho. De tal manera, que evita en todo momento posibles duplicidades de tareas entre los diferentes profesionales que prestan sus servicios en el mismo.
Qué pasos debes seguir para guardar mails como actividades
Guardar un correo electrónico recibido en Outlook como actividad dentro de iusUp es muy sencillo. Simplemente, basta con que hagas clic en su icono dentro del gestor de correo y que, tras cumplimentar los datos y elegir las opciones que consideres convenientes, hagas clic en el botón ‘Guardar’. Estos datos incluyen la selección del Expediente al que va a corresponder esta actividad, el tipo de actividad realizada, su correspondiente asunto y el tiempo que le hemos dedicado. En lo que se refiere a las opciones, el sistema te permite seleccionar si deseas o no que tanto el contenido del mensaje original como sus adjuntos se almacenen en iusUp. Un almacenamiento que se lleva a cabo en formato EML y que, a la postre, permite asegurar su perfecta conservación.
En cuanto el sistema complete la tarea encargada, te avisará con un mensaje y podrás proceder a comprobar que todo se haya salvado correctamente clicando en el asunto del correo electrónico. Al hacerlo, se abrirá esta actividad dentro del propio iusUp y, si hemos elegido la opción de guardar tanto el contenido original como sus adjuntos, podremos llevar a cabo una visualización de los mismos. Si haces clic en la opción ‘Vista previa’, podrás ver el contenido del correo electrónico tal y como se mostraba originalmente en Outlook. Desde allí mismo, además, contarás con la opción de compartir este archivo, ya se de forma directa o a través de la creación de su correspondiente vínculo, descargarlo, copiarlo en otra ubicación o consultar su historial de versiones.
Finalmente, también podrás ver este contenido y llevar a cabo gran parte de esas operaciones directamente en SharePoint Online. Para hacerlo, sólo tendrás que clicar en la opción ‘Ver en SharePoint’, situada en la parte derecha de la pantalla. Si lo deseas, bajo estas líneas puedes ver un breve vídeo explicativo.
Aprovecha también nuestro complemento de iusUp para Office
Nuestra solución de software para abogados no incluye únicamente un complemento de iusUp para Outlook. Gracias a su compatibilidad nativa con las diferentes tecnologías Microsoft, además, también puedes disponer de una herramienta similar diseñada para ofrecerte las mismas ventajas en tres de las aplicaciones más populares de Office: Word, Excel y PowerPoint. De esta manera, también podrás mantener el foco, por ejemplo, mientras estás redactando un documento y aprovechar a la vez toda la potencia que te ofrece iusUp. Nuestro objetivo es que puedas disponer siempre de la máxima productividad y que puedas centrarte en todo momento en aquello que más te interesa para tu trabajo.
¿Quieres comprobar de primera mano todo lo que iusUp puede hacer para mejorar tu día a día? Pídenos una demo personalizada. Sin compromiso. Así, podrás ver por ti mismo cómo podrías mejorar la gestión de tu actividad diaria gracias a nuestra solución integral para el sector legal. En todos los aspectos, desde la gestión de clientes hasta la gestión de la facturación. Pasando, cómo no, por algo tan crucial como la gestión de los documentos. Siempre, con las máximas garantías de seguridad, confidencialidad y cumplimiento normativo. No lo pienses más, da un salto decidido hacia las últimas tecnologías y aprovecha todo lo que la transformación digital puede hacer para modernizar tu despacho de abogados.
