Cómo aumentar el control de las Notas de Gasto con iusUp
¿Buscas cómo aumentar el control de las Notas de Gasto que se emiten en tu despacho de abogados? Con iusUp, el software de gestión integral para el sector legal diseñado por AWERTY, puedes lograrlo con facilidad. En este posts te explicaremos cómo hacerlo y qué ventajas te ofrece nuestra solución en este aspecto.
Las Notas de Gasto pueden ser todo un quebradero de cabeza para muchos despachos de abogados. Sobre todo, en el caso de que, ya sea por su actividad habitual o por su tamaño, tengan que manejar una gran cantidad de ellas. Su gestión, además, puede provocar fricciones. Por un lado, en el caso de que los profesionales tengan que esperar mucho tiempo para que sean correspondientemente liquidadas. Y por el otro, en el caso de que los responsables financieros deban liquidar una gran cantidad de ellas. Por eso, contar con una figura intermedia puede resultar muy útil en este caso. Su obligación, sencillamente, será encargarse de darles su correspondiente validación antes de pasar a la fase de liquidación.
Un validador o equipo validador, en función también de cuál sea el tamaño del despacho, puede ejercer como filtro. En ambos sentidos. Así, el profesional que ha emitido la Nota de Gasto adquiere la seguridad de que está será convenientemente liquidada. Y de que, a su vez, lo será en un plazo más o menos breve. Y, por otro lado, el responsable o responsables financieros pueden a su vez tener un control adicional sobre esta figura. Una figura que, no lo olvidemos, resulta sumamente crucial para el buen funcionamiento del despacho. Con iusUp, además, contar con este eslabón intermedio es muy sencillo. A través de las próximas líneas te explicaremos cómo puedes aprovecharlo prácticamente paso por paso.
Así te ayuda iusUp a mejorar el control de las Notas de Gasto que maneja tu despacho
Aumentar el control de las Notas de Gasto por medio de la figura de un validador dentro de iusUp es muy fácil. Lo único que necesitamos hacer es, sencillamente, agregar usuarios al equipo validador que nos permite crear el sistema. Aquellos que formen parte de este equipo serán los responsables de otorgar la correspondiente validación a las Notas de Gasto presentadas por los profesionales que forman parte del despacho. A partir de ahí, una vez haya sido establecida la correspondiente validación, los miembros de otro equipo, el equipo liquidador, serán entonces los responsables de proceder a su liquidación. Como en el caso anterior, el software nos permite establecer también qué usuarios son los que van a formar parte de este equipo. Por supuesto, resulta posible reconfigurar ambos equipos, añadiendo y quitando usuarios, en función de las necesidades concretas que tenga en cada momento el despacho.
¿Cómo funcionan exactamente estas figuras? Imaginemos, por ejemplo, que estamos añadiendo una Nota de Gasto al sistema. Los pasos a seguir, en este caso, son tremendamente sencillos. Simplemente, basta con seleccionar el tipo de Nota de Gasto, elegir el artículo, cumplimentar el concepto, establecer el importe, especificar la fecha y, finalmente, asignarla, a su Expediente correspondiente. Una vez introducida correctamente en el sistema, uno de los miembros del equipo validador tendrá que darle su visto bueno. Y, una vez cumplido este paso, será uno de los miembros del equipo liquidador el que deberá ordenar que sea efectivamente liquidada.
Para hacerlo, sólo tendrán que seleccionar la Notas de Gasto o Notas de Gasto ya validadas y que se encuentran pendientes de liquidación, accesibles a través de una lista, y ordenar que esa liquidación sea efectiva. Tras la liquidación, los profesionales recibirán el abono correspondiente y lo único que quedará aún pendiente es que sean convenientemente facturadas a los Clientes.
Nuestra solución cuenta con una configuración general con respecto a las Notas de Gasto que nos permite determinar en qué momento se puede agregar una Nota de Gasto a una factura de Cliente. Esta configuración, que permite una selección múltiple, se recoge en el apartado «Facturar según Razón para el Estado Profesional», brinda las siguientes opciones: Pendiente, Validado y Liquidado. Podemos elegir una de ellas, las tres o una combinación de las mismas.
En el proceso de emitir Facturas a los Clientes desde los Contratos, en este caso, sólo aparecerán aquellas Notas de Gasto que tengan la misma «Razón para el estado Profesional» que se haya escogido en la configuración general de iusUp. Así, por ejemplo, es posible predeterminar que no se incluyan Notas de Gasto en las Facturas a no ser que tengan obligatoriamente el estado Validado.
Si lo deseas, bajo estas líneas puedes ver un breve vídeo explicativo acerca cómo funciona la gestión de las Notas de Gasto en nuestro software.
Trabaja con nuestro software sin salir de Word, Excel o PowerPoint gracias al complemento para Office de iusUp
Ya te hemos explicado cómo puedes aumentar el control de las Notas de Gasto con los recursos que te ofrece iusUp. No obstante, nuestra solución integral para el sector legal puede ayudarte de muchas otras maneras a mejorar la gestión diaria de tu despacho de abogados. Muchos profesionales pasan gran parte de su tiempo editando documentos para sus clientes con la suite Microsoft 365. Para evitar que tengan que perder el foco de lo que están haciendo en un momento determinado y facilitar que puedan seguir aprovechando toda la potencia de nuestro software, hemos desarrollado nuestro complemento para Office.
De esta forma, podrán editar un documento de Word, trabajar con una hoja de cálculo de Excel o crear una presentación de PowerPoint mientras siguen aprovechando todas las ventajas que ofrece nuestra solución. Una de las múltiples opciones que ofrece nuestro complemento, por ejemplo, es la posibilidad de utilizarlo como mero imputador de horas. Algo que resulta especialmente útil en el caso de que el despacho cuente con su propio software de gestión de archivos o recurra a servicios de almacenamiento externo como OneDrive o Dropbox.
¿Quieres descubrir por ti mismo todas las ventajas que te ofrece iusUp para mejorar la gestión de tu día a día? Pídenos una demo personalizada. Sin compromiso. No esperes más, atrévete a dar el gran salto y aprovecha todo lo que la transformación digital puede hacer para modernizar tu despacho de abogados.
