Cómo evitar graves problemas con la gestión documental de los abogados

Cómo evitar graves problemas con la gestión documental es uno de los grandes quebraderos de cabeza para los abogados. Muy especialmente, a la hora de controlar la gran cantidad de información que nos llega por medio del correo electrónico. En este post vamos a explicarte qué puedes hacer para conseguirlo.

El correo electrónico se ha convertido en la herramienta de comunicación más utilizada para enviar documentos. Gestionarlos correctamente, atribuyendo cada uno de ellos a su correspondiente expediente, puede ser una tarea pesada. Y, sobre todo, puede demandar mucho tiempo. Muy especialmente, si nuestro despacho de abogados trabaja ya con una cantidad considerablemente grande de expedientes. La organización manual de los adjuntos, además, incluye el riesgo del factor humano. Es decir, la posibilidad de que se produzca un error a la hora de atribuir un adjunto. O, incluso, que alguno de ellos, por descuido, se quede en el camino.

La posibilidad de ese error humano puede provocar un serio perjuicio en la labor de nuestro despacho de abogados. Ya sea al atribuir erróneamente un adjunto a un expediente o, simplemente, olvidarse de hacerlo. Llegado el caso, habrá que dedicar tiempo a localizar dónde se encuentra realmente el documento que creíamos bien asignado. Una tarea que, si no se lleva un control adecuado de las tareas realizadas, puede llegar a ser tremendamente laboriosa. Y que, además, significa descuidar otras que también demandan nuestra atención. Sin olvidar, por otro lado, el perjuicio a nivel de imagen de nuestro despacho que eso supone a ojos del cliente. Algo que puede ser aún peor si se produce un extravío al borrar el correo recibido.

Cómo evitar problemas con la gestión documental: automatización

Disponer de una herramienta que nos permita atribuir de manera automática los diferentes adjuntos a sus expedientes evita estos problemas. Por un lado, de esta manera, se elimina la posibilidad de la aparición de un error humano. Ya sea a causa de un descuido, un extravío o el borrado accidental de un correo. Y, por el otro, permite también que nos ahorremos el tiempo que había que dedicarle a esta tarea. Así, podremos invertirlo en otras actividades que demanden nuestra atención y multiplicaremos la productividad del despacho. Otra ventaja: al mejorar la eficiencia de esta tarea, mejoraremos la imagen que ofrece el despacho a nuestros clientes.

La automatización nos ayuda a evitar problemas con la gestión documental. Y, en este caso, nos ofrece también otros beneficios. Con una solución que nos permita atribuir los adjuntos de forma automática a sus expedientes, por ejemplo, evitaremos duplicidades. Y, si el sistema nos ofrece la opción de almacenarlo en la nube, también simplificaremos su compartición. Un hecho que, además, nos permitirá multiplicar su seguridad. Un factor que, junto con la confidencialidad, es fundamental para la actividad de cualquier despacho de abogados.

iusUp, la solución de software para abogados desarrollada por AWERTY, te ofrece todas estas ventajas. Al estar basada en tecnologías Microsoft, se integra nativamente con las aplicaciones de Microsoft 365 y te permite multiplicar su rendimiento. Así, puede atribuir de forma automática los diferentes adjuntos recibidos por medio del correo electrónico a su correspondiente expediente. En este caso, aprovechando al máximo las funcionalidades de SharePoint. Y, al alojarse en los servicios Cloud de Microsoft, ofrece las máximas garantías de seguridad, confidencialidad y cumplimiento normativo.

Así gestiona los adjuntos de correo iusUp

Un breve ejemplo nos ayudará a ilustrar mejor cómo se mejora la gestión de los adjuntos de correo electrónico con iusUp:

1. Recibimos un mensaje con cuatro adjuntos. Seleccionamos en el mismo Outlook, por medio del enlace de Microsoft 365 con iusUp, el expediente con el que está relacionado.
2. El cuerpo del correo se guardará automáticamente como una actividad de correo en el expediente de iusUp.
3. Los adjuntos se almacenarán de forma automática en el expediente que tenemos dentro de la biblioteca de SharePoint Online.
4. Los documentos subidos estarán relacionados con nuestro expediente en iusUp. Y, al mismo tiempo, recibirán automáticamente aquellos metadatos del expediente que consideramos relevantes para la búsqueda de documentación.

Todo se ha llevado a cabo con una sola acción y ya podemos despreocuparnos de ese correo. Incluso, si lo consideramos oportuno, podemos eliminarlo. No ha hecho falta utilizar unidades intermedias de almacenamiento. Ni tampoco se ha duplicado la información. Así, el despacho gana en eficiencia, privacidad y seguridad.

Otras ventajas que te ofrece iusUp

Con iusUp dispondrás no sólo de una potente herramienta de gestión documental. Nuestra solución de software te ayuda también a mejorar la gestión de los expedientes que maneja tu despacho de abogados. Y, cómo no, a gestionar de una manera más eficiente la relación con tus clientes. Incluso, con características tan novedosas como la gestión de clientes potenciales o de nuevas oportunidades de negocio. También, cómo no, te ayuda a controlar mejor las diferentes obligaciones legales y simplificar la gestión financiera de tu despacho. Si estás interesado en saber más acerca de nuestro software, puedes solicitarnos una demo sin compromiso.

O, si prefieres comprobar por ti mismo cómo puedes mejorar tu despacho con iusUp, tienes otra opción: una prueba gratuita. Si la solicitas, podrás ver por ti mismo, durante 30 días, todo lo que nuestro software puede hacer por ti. No esperes más y da el gran salto hacia la transformación digital de tu despacho de abogados.