Facturar Notas de gasto según su estado con iusUp
Facturar Notas de gasto de forma eficiente, de acuerdo con su estado con respecto al profesional, es muy fácil con iusUp. Así, puedes controlar cuáles acabarán llegando efectivamente al proceso de facturación y cuáles se quedarán fuera. Incluso, aunque hayan sido seleccionadas. En este post vamos a explicarte cómo se hace.
La funcionalidad de facturar Notas de gasto según su estado está pensada para despachos que quieren fijar cuáles de ellas han de visualizarse en el proceso de facturación. Con el objetivo de evitar, de esta manera, errores administrativos sobre notas de gasto que no estaban todavía preparadas para ser debidamente facturadas al cliente.
Esta funcionalidad de nuestro software integral para la gestión diaria de despachos de abogados aprovecha los estados de las Notas de gasto. Fundamentalmente, para lograr un mayor control de este elemento que tantos quebraderos de cabeza puede ocasionar, consiste en la introducción de unas figuras intermedias. Por un lado, hay un equipo validador, responsable de validar las Notas de gasto que los profesionales presentan al despacho. Y, una vez se ha llevado a cabo esta validación, éstas pasan a manos del equipo liquidador. Es decir, el que se encargará de su correspondiente liquidación.
Por supuesto, es posible que una persona que forma parte del equipo validador forme parte también a su vez del equipo liquidador. Una opción que resulta muy práctica para despachos pequeños, que cuentan con pocos profesionales entre sus filas. No obstante, si queremos que el control sea más efectivo, lo más conveniente es establecer personas diferentes para cada una de las dos responsabilidades. Si quieres más información sobre los estados de las Notas de gasto, puedes consultar el post específico que le dedicamos a esta característica de iusUp.
Qué pasos debes seguir para facturar Notas de gasto según su estado para el profesional
Facturar Notas de gasto según su estado para el profesional resulta muy sencillo. En primer lugar, para que el sistema aplique de forma eficiente este filtro, debes acceder a la configuración de iusUp. Y, una vez allí, determinar con qué estados podrán viajar las éstas a la factura. El campo se llama «Facturar según Razón para el Estado Profesional», se encuentra entre los Ajustes de Notas de gasto y es del tipo multiselección. Es decir, da la posibilidad de elegir a la vez varias opciones entre las posibilidades «Pendiente», «Validado» o «Liquidado». O, sencillamente, también puedes pulsar en la opción «Seleccionar todo» para elegirlas todas. Así puedes verlo en la imagen que se encuentra bajo estas mismas líneas.
En este ejemplo práctico, hemos seleccionado dos de los estados que nos ofrece el menú multiselección: validado y liquidado. Si una Nota de gasto tiene está aún en estado «pendiente», no formará parte del proceso de facturación ni siquiera en el caso de que, accidentalmente, la seleccionemos a la hora de generar la factura.
En el apartado «Mis Notas de gasto» cada profesional, a su vez, puede comprobar cuál es el estado que le corresponde a cada una de ellas que le haya presentado al despacho. Así puedes verlo en la imagen que compartimos bajo estas mismas líneas.
En cuanto se inicie el proceso de facturación, incluso en el caso de que elijamos una Nota de gasto cuyo estado no le permite viajar correctamente a la Factura, el sistema se encargará de aplicar las correcciones necesarias, tal y como puedes ver en la imagen que te mostramos a continuación.
Finalmente, una vez hayamos creado la factura, podremos comprobar cómo efectivamente han viajado a la misma las Notas de gasto que estaban en disponibilidad de hacerlo.
Bajo estas líneas, finalmente, puedes ver un breve vídeo explicativo acerca de esta funcionalidad que te ofrece iusUp.
Aprovecha también las ventajas que te ofrece la Calculadora de Términos
A lo largo de las últimas líneas te hemos explicado cómo puedes aprovechar la funcionalidad de facturar Notas de gasto con un determinado estado para el profesional que te ofrece iusUp. Nuestra solución integral para la gestión de despachos de abogados, no obstante, te ofrece también muchas otras ventajas. Al estar basada en tecnologías Microsoft, por ejemplo, se integra de manera completamente nativa con las aplicaciones que forman parte de la solución Microsoft 365, como Word, Excel o PowerPoint, y puede integrarse también con Teams. Todo, además, con todas las ventajas que implica también el uso de la tecnología Cloud a nivel de movilidad y adaptabilidad.
Otra funcionalidad muy interesante que pone a tu alcance nuestro software es la Calculadora de Términos. Con ella, puedes calcular exactamente cuándo vence un plazo, tanto si se trata de presentar unos papeles como de llevar a cabo una determinada acción ante un juzgado. El sistema incluye una base de datos, actualizada año tras año, en la que se recogen todas las localidades españolas, permite personalizar los días hábiles (si queremos que se tengan en cuenta o no los sábados o el mes de agosto, por ejemplo) y contempla también la inhabilidad procesal en el periodo navideño. Puedes aprovecharla para marcar el plazo correspondiente de una actividad en el momento de su creación o bien usarla como simple herramienta de consulta. Y siempre, además, con la opción de consultar además todos los plazos que se encuentren almacenados en el sistema.
Si quieres comprobar por ti mismo todas las ventajas que te ofrece iusUp, puedes pedirnos una demo personalizada. Sin compromiso. Así, podrás ver en primera persona todo lo que nuestra solución integral para el sector legal puede hacer para mejorar tu día a día. No esperes más, atrévete a dar el gran salto y aprovecha todo lo que la transformación digital puede hacer para modernizar tu despacho de abogados.
