Comprobar la validez del VAT y del NIF con iusUp

Comprobar la validez del VAT y del NIF que vamos a introducir es crucial. Por eso, iusUp, la solución para abogados de AWERTY, cuenta con una funcionalidad específica para hacerlo. En el primer caso, conectándose en línea con un servicio web de la Comisión Europea. Y, en el segundo, offline, por medio de un algoritmo.

La conexión en línea con el servicio de la Comisión Europea para validar documentos VAT se lleva a cabo por medio de una API pública. El servicio, en este caso, consulta las diferentes bases de datos de cada país miembro de la UE e Irlanda del Norte para llevar a cabo el proceso. Algo necesario en este caso, dado que no existe a día de hoy una base de datos unificada. Nuestro software para la gestión diaria de despachos del sector legal, en este caso, incluye el control de validación de documentos VAT y el NIF en la siguiente lista de entidades:

• Cliente.
• Cuenta de facturación.
• Contacto.
• Presupuesto.
• Contrato.
• Factura.

Para que este control sea efectivo, es necesario indicar si el documento que vamos a introducir es del tipo NIF, VAT o si corresponde a otro tipo de documento identificativo. Teniendo en cuenta, además, que, si indicamos que el documento es de tipo NIF, el sistema también podrá validar correctamente números correspondientes a DNI, CIF y NIE. En cambio, si indicamos «Otros», no tendremos ningún tipo de control de validación. Esta última opción, de hecho, es la que viene marcada por defecto en el sistema, así que deberemos asegurarnos de que hemos elegido el tipo de documento correcto para que iusUp pueda efectivamente validarlo. Bajo estas líneas puedes ver una imagen que muestra el selector desplegable.

La posibilidad de introducir un número de tipo NIF o de tipo VAT, por otro lado, sólo se contempla en el caso de personas jurídicas. En el caso de que vayamos a introducir los datos correspondientes a una persona física, el sistema sólo nos permitirá elegir entre las opciones «NIF» y «Otro». Así puedes comprobarlo en la imagen que te mostramos bajo estas líneas.

Cómo puedes aprovechar la funcionalidad que permite comprobar la validez del VAT y el NIF en iusUp

Antes que nada, debemos tener en cuenta que la funcionalidad que permite comprobar la validez de un NIF o un número VAT está pendiente de que se cumplan los estándares oficiales. Es decir, no será válido si hay espacios en blanco o guiones, por ejemplo. También, vigila que se cumplan los criterios de longitud de la cadena introducida. O, dicho de otra manera, si sobran o faltan caracteres. Y, finalmente, está pendiente de vigilar que el número que estamos introduciendo en el sistema no sea un número falso o erróneo. Aplicando, en cada caso, su correspondiente método de validación.

Veamos cómo se aplica esta funcionalidad de comprobación mediante un ejemplo. En este caso, vamos a centrarnos en una cuenta de cliente, correspondiente en este caso a una empresa. Si no seleccionamos nada, el sistema interpretará, por defecto, que se trata de un documento de tipología diferente a un NIF o un VAT. En consecuencia, no aplicará ningún tipo de validación. Es decir: tendremos que estar muy pendientes de qué número estamos introduciendo para evitar que se produzcan posibles errores. Y, si se trata de un número falso o erróneo, el sistema no podrá avisarnos convenientemente. Así puedes verlo en la siguiente imagen.

Si seleccionamos la opción NIF, por ejemplo, y el número introducido es efectivamente un NIF válido, el sistema lo guardará sin problemas. Así puedes verlo bajo estas líneas.

En cambio, si usamos algún carácter no permitido, o si se nos cuela algún espacio en blanco, el sistema no procederá a guardar el documento. Y, además, nos informará del error por medio de un mensaje que puedes ver en la siguiente imagen

Si ponemos números de más, como podemos ver en la imagen situada bajo estas líneas, el sistema tampoco procederá a salvar el documento. Y, en este caso, nos indicará también que el número introducido no es válido por medio de otro mensaje.

Si hubiéramos optado por validar una número VAT, el sistema se habría comportado exactamente de la misma manera. Es decir, nos habría permitido salvarlo en el caso de que fuera válido y, en caso contrario, nos habría mostrado, según el caso, los mismos mensajes de error. Bajo estas líneas, si lo prefieres, puedes ver un breve vídeo explicativo acerca de la funcionalidad de comprobación de NIF y VAT que incluye nuestro software para abogados.

Cómo acceder rápidamente al manual y a la Guía rápida para el Profesional de iusUp

Si necesitas consultar el manual de nuestro software o echarle un vistazo a la Guía rápida para el Profesional, por otro lado, también puedes hacerlo de forma rápida y sencilla. Simplemente, tienes que seleccionar la opción «Herramientas» en el desplegable situado en la zona inferior de la barra lateral y, una vez hecho esto, clicar en la opción «Manual iusUp» dentro del apartado «Recursos». Acto seguido, el sistema te mostrará una ventana en la que podrás elegir cuál de los dos documentos deseas consultar. Para proceder a la consulta, únicamente tendrás que hacer clic sobre el documento que elijas.

En ambos casos, tanto si seleccionas el manual como la Guía rápida para el Profesional, se abrirá el correspondiente documento en formato pdf en esa misma ventana. De esta manera, podrás revisarlo moviéndote a través de sus páginas, ajustando el nivel de zoom para que se adapte a tus necesidades y recurriendo al índice para acceder rápidamente al tema en concreto que quieras consultar. Cada uno de los apartados del índice cuenta con su correspondiente enlace, para que puedas ahorrar tiempo a la hora de hacerlo. Bajo estas mismas líneas puedes ver un breve vídeo en el que te explicamos detalladamente todo el proceso.

¿Necesitas más información? Pídenos una demo

A lo largo de las últimas líneas te hemos explicado cómo puedes comprobar la validez de los números de documentos VAT y NIF que vayas a introducir en el sistema con iusUp y cómo acceder con celeridad tanto al manual como a la Guía rápida para el Profesional de nuestro software. Nuestra solución, además, incluye muchas otras ventajas. Por ejemplo, al estar basada en tecnologías Microsoft, se integra de manera nativa con las aplicaciones de Microsoft 365, como Word, Excel o PowerPoint, y también puede hacerlo con Teams. Nuestro objetivo es hacer que tu día a día sea más sencillo y, a la vez, más productivo.

Si quieres más información acerca de nuestra solución integral para el sector legal o deseas ver de primera mano sus múltiples posibilidades, pídenos una demo personalizada. Sin compromiso. No esperes más, atrévete a dar el gran salto y aprovecha todo lo que la transformación digital puede hacer para modernizar tu despacho de abogados.