Mejorar el seguimiento de correos electrónicos resulta muy sencillo
Mejorar el seguimiento de correos electrónicos puede ser todo un quebradero de cabeza para muchos despachos de abogados. Sin embargo, con el complemento para Outlook que ofrece iusUp, nuestro software integral para el sector legal, todo puede resultar mucho más sencillo. En este post te enseñaremos cómo puedes aprovecharlo.
Los correos electrónicos tienen un peso muy importante para la gran mayoría de los despachos de abogados. No en vano, es una de las vías principales de comunicación que suelen escoger los clientes para ponerse en contacto con los profesionales que forman parte del despacho. Y, a su vez, la atención que se les presta es también una de las actividades en la que estos suelen invertir una buena parte de su tiempo. Además, tampoco hay que olvidar el valor documental que pueden tener estas comunicaciones. Tanto la del propio correo en sí como de los adjuntos que puedan estar incluidos en el mismo.
Gran parte del tiempo que los profesionales les dedican a los correos electrónicos recibidos se centra en los gestores de correo, como Microsoft Outlook. Por eso, para evitar que tengan que perder el foco con respecto a lo que están haciendo en cada momento y puedan ser más productivos, iusUp cuenta con un complemento para Outlook. Con él, los abogados pueden imputar las horas trabajadas sin salir del gestor de correo. Y mucho más. También cuentan con la posibilidad de incorporar tanto los propios correos como sus adjuntos como documentación a un Expediente en concreto. Así, podrán acceder al contenido de los correos incluso en el caso de que sean definitivamente eliminados de su correspondiente buzón. La gestión, finalmente, no se circunscribe únicamente a la cuenta personal de cada profesional: también es posible gestionar buzones compartidos.
El complemento para Outlook permite mejorar el seguimiento de correos enviados a varias cuentas del despacho
El complemento para Outlook que incluye iusUp permite mejorar el seguimiento de correos enviados por un mismo remitente a varias cuentas del despacho. En el siguiente ejemplo, tanto Martina como Ricardo han recibido el mismo correo electrónico, como podemos ver en la imagen bajo estas líneas.
Continuando con el ejemplo, Martina decide poner el correo en seguimiento.
El complemento, en todo momento, es capaz de detectar si un correo recibido por múltiples receptores ya ha sido puesto en seguimiento por parte de uno de ellos Si ese es el caso, el sistema se encargará de lanzar el aviso correspondiente cuando otro de los receptores trate de ponerlo a su vez en seguimiento y le dará, además, dos opciones: consultar el seguimiento existente o crear uno nuevo. Eso es lo que ocurre, siguiendo con el ejemplo, cuando Ricardo trata de establecer a su vez un seguimiento.
En el caso de que el usuario opte por ver el seguimiento, el sistema, en primer lugar, le añadirá una etiqueta al correo recibido en su propia bandeja de entrada de Outlook. Y, al mismo tiempo, le mostrará los datos correspondientes a ese seguimiento ya establecido. Unos datos que serán, a su vez, los ya introducidos por el usuario que previamente había puesto ese correo en seguimiento. Así podemos verlo en nuestro ejemplo sobre Martina y Ricardo.
Si, en cambio, ese usuario elige crear un nuevo seguimiento, este se sumará al que ya estaba creado previamente. El usuario que cree este nuevo seguimiento, en este caso, será a la vez su propietario. De esta manera, es posible que el mismo correo electrónico recibido sume múltiples seguimientos. Una opción que resulta especialmente útil si dicho correo puede ser de interés para varios de los Expedientes con los que estemos trabajando en nuestro despacho de abogados.
Bajo estas líneas puedes ver además un breve ejemplo en vídeo sobre esta funcionalidad del complemento para Outlook que te ofrece iusUp.
Aprovecha también las ventajas que te ofrece la Calculadora de Términos que incluye iusUp
El complemento para Outlook es sólo una de las muchas ventajas que te ofrece iusUp. Nuestra solución integral para el sector legal, además, incluye una funcionalidad diseñada para que puedas mejorar el control de los plazos en tu trabajo como abogado: la Calculadora de Términos. Su funcionamiento se fundamenta en una base de datos, actualizada anualmente, en la que se recogen los festivos de todas las localidades españolas. De esta forma, el sistema permite calcular con precisión, en función de los días hábiles y otra serie de factores, cuál es la fecha límite para presentar unos documentos o realizar una actuación determinada en un juzgado.
La Calculadora de Términos le permite al usuario establecer si deben contemplarse o no como hábiles los fines de semana, el mes de agosto e incluye, además, el periodo navideño. El acceso a esta herramienta, además, puede llevarse a cabo por medio de varias vías. Por un lado, es posible acceder a ella al crear una nueva actividad. Y, también, es posible usarla como mera herramienta de consulta. En este último caso, hay que acceder a la calculadora a través del apartado Herramientas dentro de iusUp. Los usuarios, por otro lado, cuentan también con la opción de consultar un listado con todos los términos que se hayan registrado convenientemente en el sistema. De esta manera, el control de los plazos resulta mucho más fácil y accesible.
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