Mejorar la asignación de actividades: qué pasos tienes que seguir

Mejorar la asignación de las diferentes actividades que se llevan a cabo en el despacho es un quebradero de cabeza para muchos abogados. No obstante, si cuentas con las herramientas adecuadas para ello, puede convertirse en una tarea muy sencilla. A lo largo de este post te explicaremos qué pasos debes dar para conseguirlo.

La gestión del día a día de un despacho de abogados supone la realización de múltiples actividades. Contar con un control detallado de las mismas resulta prácticamente imprescindible. Ya sean visitas rutinarias, redacciones de documentos o llamadas de teléfono. Sobre todo, si queremos que un colaborador determinado del despacho se encargue de llevar a cabo esa actividad.

Por supuesto, podemos llevar a cabo el encargo de forma verbal. Pero, si contamos con un sistema informatizado que nos permita hacerlo, obtendremos toda una serie de ventajas. Por ejemplo, el encargo quedará convenientemente registrado, para evitar que la realización de la tarea se quede finalmente en el limbo. E, incluso, podemos hacer que el sistema le envíe un correo electrónico de forma automática a la persona a quien le hemos encargado una actividad determinada. En el caso, por supuesto, de que tengamos herramientas específicamente diseñadas para ello. Da igual que se trate de una llamada a un contacto o de llevar a cabo una tarea en concreto. En ambos casos, podremos hacerlo siguiendo una serie de sencillos pasos.

Cómo puede ayudarte iusUp a mejorar la asignación de actividades

Veamos ahora un par de ejemplos prácticos sobre cómo mejorar la asignación de actividades en un despacho de abogados. Por ejemplo, imaginemos que quieres asignar una nueva tarea a uno de los colaboradores de tu despacho. En ese caso, si cuentas con iusUp como tu herramienta de gestión diaria, tendrás que seguir la siguiente serie de pasos:

• En primer lugar, tendrás que crear la tarea haciendo clic en la opción «Tarea», situada en la barra que se encuentra en la parte superior de la pantalla de nuestro software. Una vez allí, tendrás que seleccionar las opciones que te vaya pidiendo el sistema.
• A continuación, en segundo lugar, tendrás que elegir a qué colaborador quieres asignarle dicha tarea. Para ello, tendrás que dirigirte al apartado «Asignar» y elegirlo a través del desplegable «Asignar a». En cuanto lo hayas seleccionado, podrás elegir si quieres que se genere o no una notificación cambiando en su desplegable correspondiente entre las opciones «Sí» y «No».
• En el caso de que hayas escogido que se genere una notificación, el sistema creará y enviará automáticamente un correo electrónico. Con este correo le notificará a la persona correspondiente la asignación de la tarea y quién se la ha asignado. De esta manera, todo quedará convenientemente registrado tanto en el propio sistema como en el correo.

Cómo asignar una llamada de teléfono por medio de iusUp

También puedes asignarle a un colaborador que llame por teléfono a uno de los contactos del despacho. Para hacerlo por medio de iusUp, en este caso, tienes que seguir los siguientes pasos:

• Para empezar, tendrás que crear una nueva Llamada de teléfono. El proceso se inicia haciendo clic en la opción «Llamada de teléfono», situada en la barra que se encuentra en la zona superior de la pantalla de nuestra solución para abogados. En cuanto el sistema te lleve al apartado correspondiente, tendrás que cumplimentar los diferentes datos que te pida el sistema, como por ejemplo el asunto, la fecha de la llamada, el usuario desde que debería producirse o el correspondiente contacto de destino.
• En segundo lugar, para proceder a la asignación, tal y como ya hemos visto en el ejemplo anterior, tendrás que dirigirte al apartado «Asignar» y elegir la persona a quien deseas asignarle que haga la llamada en el desplegable «Asignar a». Una vez hecho esto, podrás elegir también si quieres que se genere una notificación. En caso afirmativo, tendrás que seleccionar la opción «Sí» en su correspondiente desplegable. De lo contrario, deberás elegir la opción «No».
• Finalmente, si has escogido que se cree una notificación, el sistema generará y enviará de forma automática un correo electrónico al colaborador a quien le hayas asignado que haga la llamada. El correo, de nuevo, contendrá tanto la asignación en sí como el nombre de la persona que le ha asignado esta actividad.

Si lo deseas, bajo estas líneas puedes ver un vídeo explicativo en el que te mostramos cómo llevar a cabo ambas asignaciones.

Imputa cómodamente tus horas trabajadas desde cualquier lugar

¿Necesitas imputar cómodamente tus horas trabajadas desde cualquier lugar? Con la app móvil que incluye iusUp podrás hacerlo cómodamente desde tu teléfono, estés donde estés. A través de la funcionalidad «Resumen diario», podrás imputar las horas correspondientes a la jornada que estés llevando a cabo, o las de cualquier otro día, de forma rápida y sencilla. Todo, a través de un simple proceso guiado que consta de tres pasos.

Con la app móvil de iusUp también podrás consultar los expedientes con los que estés trabajando en un momento determinado, o aquellos con los que estuviste trabajando en el pasado, acceder a los contactos del despacho y crear nuevas actividades por medio de un asistente virtual. Siempre, con la posibilidad de comprobar, a penas con un vistazo, las horas que llevas trabajadas en la jornada actual, el número de actividades realizadas y con cuántos expedientes y clientes has estado trabajando a lo largo del tiempo.

Nuestra solución integral para abogados está basada en tecnología Microsoft, así que se integra de manera nativa con las aplicaciones de Microsoft 365, como Teams, Word, Excel o PowerPoint. Si quieres comprobar por ti mismo cómo puede mejorar la gestión de tu labor diaria con iusUp, puedes pedirnos una demo personalizada. Sin compromiso. No esperes más, atrévete a dar el gran salto y aprovecha todo lo que la transformación digital puede hacer para modernizar la gestión integral de tu despacho de abogados.