La gestión unificada de permisos mejora el control de los documentos
La gestión unificada de los permisos es un factor que puede permitirte mejorar el control de los documentos de tu despacho. Si ya has dado el salto a la transformación digital y has modernizado tu actividad con varias soluciones tecnológicas, su coordinación es clave. A lo largo de este post te explicaremos cómo puedes lograrla.
Para muchos despachos de abogados, la gestión adecuada de la documentación supone en demasiadas ocasiones un sinfín de quebraderos de cabeza. No en vano, todos manejan una gran cantidad de documentos, tanto propios como correspondientes a sus clientes. Y eso, al fin y al cabo, puede acabar convirtiendo su manejo en todo un caos, si no se toman las medidas adecuadas. Por supuesto, apostar por la digitalización es un primer paso para mejorar las cosas. Pero, para que el cambio sea realmente apreciable, no hay que quedarse sólo en la superficie.
La tecnología Cloud, en este sentido, ofrece un importante número de ventajas. Muy especialmente, en todo lo relacionado con la conservación de la documentación y el uso de la misma. Al optar por un sistema de almacenamiento en la nube, si se aplica con la diligencia debida, la localización de los archivos puede ser más rápida y precisa. Y, además, resulta también más sencillo acceder a ellos e, incluso, compartirlos con otros profesionales del despacho o con los clientes. Si la configuración se ha llevado a cabo de manera correcta, podremos tener al alcance de la mano todos los documentos que necesitemos, desde cualquier dispositivo. Simplemente, basta con tener una conexión a internet.
Por otro lado, si trabajamos con múltiples aplicaciones en el despacho, una de almacenamiento de documentos y una para manejar nuestro día a día, por ejemplo, la gestión unificada de permisos se convierte en algo vital.
Cómo puedes aprovechar la gestión unificada de permisos
Una gestión unificada de los permisos permite mejorar el control de los documentos. En este caso, entre dos aplicaciones como SharePoint Online, la solución de Microsoft para mejorar el almacenamiento y la compartición de archivos en la nube, y iusUp, la solución diseñada por AWERTY para mejorar la gestión integral de los despachos de abogados. Gracias a la compatibilidad nativa entre ambas soluciones, el usuario tiene la posibilidad de dar diferentes niveles de acceso a la documentación relacionada con los Expedientes, las Cuentas, los Contratos y los Presupuestos desde la misma interfaz de iusUp.
En este caso, sólo se pueden otorgar los permisos Lectura, Escritura y Eliminar. La ventaja de iusUp es que, una vez definidos estos permisos desde su interfaz, estos quedan replicados en SharePoint Online. En el caso de que el usuario desee revocar los permisos concedidos, podrá llevar a cabo la acción también sin salir de esta solución de software integral para abogados.
La activación de la sincronización de los permisos puede llevarse a cabo en cada una de las entidades con las que trabaja iusUp, Expedientes, Cuentas, Contratos y Presupuestos. La opción Sincronizar activa o desactiva esta funcionalidad en la entidad correspondiente. La de Heredar permisos al sincronizar, mientras, activa o desactiva la herencia. El sistema, además, permite comprobar qué permisos tiene un archivo compartido con apenas unos clics.
Los Equipos de iusUp, por otro lado, se sincronizan de manera automática al agregar o quitar miembros en el caso de que se usen para la compartición de registros de entidades habilitadas. No obstante, no es posible modificar usuarios pertenecientes a un grupo o cambiar permisos desde SharePoint Online para que estos se actualicen en iusUp. La sincronización la controla iusUp y la replica hacia SharePoint, no puede hacerse en sentido contrario.
Mejora el control de tus tareas diarias
Con iusUp no sólo podrás obtener un mejor control de la documentación que maneja tu despacho de abogados. Nuestro software también te permite disponer de una herramienta diseñada para optimizar la gestión de tus tareas diarias. Mediante la funcionalidad Seguimiento Diario podrás ver, prácticamente de un vistazo, las tareas que ya has realizado y aquellas que tienes aún pendientes de realizar, tanto en una semana como en un día concretos. El color rojo, en este caso, se encargará de señalar la existencia de tareas pendientes. Y además, en el caso de que dichas tareas tengan algún tipo de documentación relacionada, también podrás acceder a ella desde allí mismo.
Nuestra solución, al estar basada en tecnologías Microsoft, además, cuenta con compatibilidad nativa con las herramientas más usadas de Microsoft 365, como Word, Excel o PowerPoint. Si quieres comprobar por ti mismo todo lo que iusUp puede hacer por mejorar la gestión de tu día a día, pídenos una demo sin compromiso. No esperes más y descubre todo lo que la transformación digital puede hacer para ayudarte a modernizar tu despacho de abogados.
